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Nos clients…

sont nos meilleurs arguments

Un mardi de décembre, 7H53 : les premiers clients attendent derrière les grilles du magasin pendant que le personnel s’affaire à effectuer les dernières tâches d’avant ouverture. Le magasin s’est paré de ses plus beaux atours, les rayons regorgent de produits, le nettoyage se termine, les conseillers rayons et les hôtesses de caisses s’apprêtent à accueillir les premiers visiteurs et, comme l’espère la direction du magasin, les premiers clients. Vu de l’extérieur tout cela paraît simple, mais de l’intérieur la réalité est tout autre !

Fréquentation en dents de scie, sensibilité à de multiples données exogènes, temps de balade variable en fonction du moment de la journée, de la zone de chalandise, de la typologie du magasin, de son positionnement produit / prix, de sa clientèle cible (genre et âge), le secteur du commerce de détail doit relever au quotidien un véritable défi pour assurer la continuité de l’approvisionnement, des services en surface de vente et de l’encaissement.

Prévoir est le maître mot du secteur de la distribution…

Nombre de colis, nombre de palettes, nombre de visiteurs, nombre de clients, taux de conversion, nombre d’articles, panier moyen, chiffre d’affaires global, par secteur, par rayon, sont autant de données parmi les centaines existantes qu’un point de vente peut utiliser pour ses prévisions d’activité. Le dimensionnement est la pierre angulaire de la mise en marche d’un magasin. Aventure humaine par excellence, fourmilière des hommes, le monde du commerce englobe une multitude de métiers, de rôles, de tâches qu’il faut organiser, coordonner, planifier, piloter ; chacun avec ses propres contraintes. Quant aux ressources humaines, ce sont autant de profils, d’expériences, de personnalités, de desiderata qu’il faut comprendre pour manager et pour lesquels la planification revêt un caractère primordial, à la fois personnel et professionnel, à la mesure de ce secteur hyper contraint. Contraint de par sa vocation même, ses clients, sa sensibilité exacerbée à son environnement (météo, actualités, saisonnalité, promotions…) et où le cadre légal nécessite une attention de tous les instants pour composer avec la flexibilité requise par ce secteur.

Nous n’avons que deux mains et qu’un cerveau !

Il ne faut pas grand-chose pour qu’un rayon dans un magasin soit rentable ou désert. Le merchandising, la compréhension du comportement, du parcours ‘Client’ mais aussi la maîtrise des emplois du temps des vendeurs et hôtes de caisse sont des techniques qu’il faut domestiquer pour mettre toutes les chances de son côté. C’est dans ce dernier domaine que Holy-Dis travaille en étroite collaboration avec les grandes enseignes pour les aider à trouver des modèles conformes à la fois aux attentes des consommateurs et des collaborateurs et, bien sûr, en phase avec les objectifs financiers des magasins.

Les consommateurs sont en quête d’expériences, d’émotions ; un mauvais planning peut rapidement transformer leur visite en une expérience vécue comme cauchemardesque…

De ces nombreux constats est née la volonté d’automatiser au maximum le processus de planification et d’aider les managers opérationnels à professionnaliser la réalisation des plannings prévisionnels. Produire un emploi du temps, rien de bien compliqué, mais créer un planning qui respecte à la fois les contraintes dites légales, les contraintes personnelles des employés, la charte ‘Satisfaction Client’ du magasin et qui soit en adéquation avec les charges de travail associées à chacune des activités, c’est déjà plus compliqué et cela relève à la fois de l’opérationnel et de la stratégie.

Le secteur du commerce de détail est le secteur historique de Holy-Dis. C’est en collaboration avec ce secteur que les solutions de planification des activités et des ressources humaines ont commencé à être pensées puis développées à la fin des années 1980.
Depuis lors, optimiser les emplois du temps est le leitmotiv de Holy-Dis. Dans un premier temps réservés aux grands hypermarchés toutes enseignes confondues, Planexa^® et Timesquare^® sont devenus aujourd’hui des solutions incontournables et adaptées à tous types d’enseignes pour l’ensemble de leurs effectifs. Automatiser au maximum la création des emplois du temps ou plutôt aider, faciliter, guider le manager opérationnel dans la création des plannings est le combat quotidien des équipes Holy-Dis.

Hier la flexibilité, aujourd’hui l’équité, demain la polyactivité.

Depuis vingt ans, les besoins ont évolué, la productivité à tout prix des années 1990 a laissé place à une volonté de mieux organiser les tâches de chacun dans le magasin, qui vise à un meilleur accueil des clients aussi bien sur le plan de la fluidité du passage en caisse que sur le plan de l’approvisionnement des rayons. Le maître mot de la grande distribution c’est la satisfaction du client qui passe bien entendu par une présence de tous les instants du personnel au service du client sans pour autant accroître les coûts. Il est donc nécessaire de bien organiser le travail de l’ensemble du personnel pour tendre vers cet objectif.

Les clients comparent la longueur des files d’attente, nous nous attachons à mieux anticiper pour les réduire

L’adéquation entre la charge de travail et les ressources disponibles est un élément primordial dans le secteur de la Distribution. Du sureffectif et c’est l’augmentation des frais de personnel, du sous-effectif et c’est la diminution du passage des clients en caisse et par voie de conséquence une réduction du chiffres d’affaires et des gains.

Pour remédier à ce type de situation, une des solutions est la mise en place d’outils d’optimisation des ressources, en d’autres termes placer le bon nombre de personnes, avec les bonnes compétences, au bon moment, au bon endroit. Avec ses logiciels, Holy-Dis accompagne les magasins dans cette démarche. Très souvent, un des premiers effets de l’implémentation de tels outils est l’augmentation de la productivité et l’optimisation sensible des frais de personnel, ce qui favorise un retour sur investissement (ROI) rapide.

Les managers réagissent aux changements dans leur environnement, nous les aidons à mieux les exploiter

Fidélisation, optimisation, ROI sur les frais de personnel découlent de décisions techniquement difficiles à prendre et à mettre en oeuvre.
Que ce soit dans un climat économique favorable ou en période de récession, le capital humain est, et sera toujours, l’un des sujets au centre des préoccupations des entreprises.

Hier l’aménagement de la réduction du temps de travail, demain le travail du dimanche, autant de décisions exogènes qui incitent les magasins à repenser en permanence leur organisation et donc les plannings des équipes. Ce sont autant d’occasions de s’intéresser de près aux outils de planification optimisée des RH, qui répondront par ailleurs aux besoins en simulations d’organisation.

Pas de bons plannings sans de bons outils qui permettent de rationaliser la gestion de l’ensemble des secteurs du magasin et d’atteindre des objectifs tels que :

• L’optimisation des temps de présence des salariés en surface de vente et des ouvertures de caisses
• Le développement de la polyvalence entre les secteurs
• Le respect absolu de la législation
• La prise en compte des desiderata individuels et collectifs
• La réduction des coûts d’exploitation au niveau des magasins.

Des bénéfices nombreux et rapides pour l’ensemble des acteurs

Côté Société

• Réduction des heures complémentaires
• Optimisation de la gestion des temps de pause afin d’absorber le flux des clients
• Fluidification du passage en caisse
• Augmentation de la productivité
• Maîtrise du climat social
• Réduction des frais de personnel
• Réduction des files d’attente en caisse
• Respect de l’ensemble des règles RH
• Réduction du temps consacré à la planification
• Mise à disposition des plannings en temps et en heure
• Amélioration de la satisfaction des salariés
• Réduction de la rotation du personnel et donc des frais de formation
• …

Côté Salariés

• Equité des emplois du temps
• Respect des règles légales
• Respect des règles individuelles
• Respect des demandes spécifiques (desiderata)
• …

Côté Utilisateurs

• Simplification de la tâche de planification des ressources
• Réduction du temps consacré à la réalisation des emplois du temps
• Centralisation des informations
• Homogénéisation des méthodes de planification
• Possibilité de simulation d’organisation
• …

Côté Clients

• Réduction du temps de passage en caisse
• Amélioration du service
• Accès facile aux conseils des vendeurs
• Réduction des ruptures en rayons
• …