Timesquare permet de hiérarchiser très finement l’organisation et son personnel et ainsi de limiter l’accès aux structures et fonctionnalités de l’application. Chaque responsable pourra par exemple visualiser uniquement ses propres équipes tandis que son superviseur aura accès à une vue plus large. De même, certains profils d’utilisateurs pourront exécuter différentes actions qui seront interdites à d’autres.

Timesquare comprend des modules de base et des modules additionnels. Les modules de base constituent le coeur du produit :

Module Administration : L’usage de ce module est réservé à l’administrateur de l’application qui peut y gérer l’application avec ses règles de sécurité d’accès et sa base de données. Il définit les tables de référence (organisation générale, liste des paramètres de calcul disponibles, types de contrats, types de jours, types d’événements…) et établit les règles de fonctionnement du module Collaborateurs.

Module Personnel : Ce module est dédié à la gestion administrative du personnel (arrivées-départs, informations administratives, affectation des contrats, gestion des absences, des tâches, etc.)

Module Dimensionnement : Le module Dimensionnement permet d’évaluer la charge de travail engendrée par une activité dont le volume est fluctuant afin de préparer le calcul d’horaires adaptés. Il offre la possibilité d’historiser un nombre illimité de données d’activité issues de systèmes tiers (ACD, Encaissement, Comptage de visiteurs…) et d’importer ou de saisir divers indicateurs servant au calcul des charges de travail par tâche sur une période choisie.

Module Planification : La planification est la mise en adéquation des ressources compétentes avec la charge d’activité. Le module garantit la conformité à la législation du travail et à l’organisation (près de 200 paramètres de calcul). Il permet le mix horaires fixes / variables et la prise en compte des desiderata du personnel. Ce module calcule les plannings et la couverture de charges.

Module Editions : Rapports pré-formatés, personnalisation des données et vaste choix d’options, export au format Adobe Acrobat (pdf) et Microsoft Excel (xls) des états du personnel, des plannings, de la couverture de charge…

Module Imports / Exports : Ce module ouvre l’outil aux autres systèmes d’information de l’entreprise et permet l’import de la liste du personnel, des charges, de l’activité (via le système d’encaissement ou l’ACD), des absences prévues ou réalisées et des plannings réalisés.
Particularités et programmes associés

Module Horaires : Le module Horaires est dédié à la publication et la visualisation des horaires prévisionnels du module Planification et des horaires réalisés éventuellement importés à partir d’un système tiers. Il permet de comparer ces deux types d’horaires et donc d’analyser la couverture de charge et la prise de décision pour la gestion des RH.

Module Collaborateurs : Ce module permet la mise à disposition des plannings prévisionnels pour les collaborateurs, managers, superviseurs ; la mise à disposition des plannings réalisés (sous réserve de l’utilisation du module ‘Horaires’) ; la gestion des demandes d’absences canalisées par des (périodes de restriction et de réserve ; les échanges d’horaires via une bourse d’échanges et l’accès des collaborateurs à leurs propres informations administratives.

Module Décisionnel : Ce module propose des outils pour une exploitation optimale des données d’activité, de prévision, de plannings prévisionnels et réalisés des ressources humaines. Il vient compléter le module ‘Editions’ et son jeu de rapports standards pour aider l’utilisateur à créer ses propres états à partir d’indicateurs pertinents d’aide à la décision. Le module Décisionnel permet d’intégrer les données de Timesquare dans le processus de prise de décision, d’exploiter et analyser les performances RH indépendamment de la production des plannings, de réaliser des tableaux de bord d’activité et de prendre les meilleures décisions à partir des indicateurs clefs.

Timesquare est interfacé avec plusieurs logiciels de gestion des RH parmi lesquels :
PeopleSoft : Import du personnel.
Chronos : Absences prévues, absences réalisées, plannings réalisés.