Tour d’horizon rapide de la version 3.4.03

• Import des Congés Payés issus de l’outil de paye Wingip
• Vérification automatique des règles de calcul des compteurs
• Possibilité d’ajouter à chaque profil utilisateur une liste d’activités interdites en correction / validation des horaires
• Possibilité d’ajouter une tâche dans le réalisé de manière simple et rapide pour un véritable suivi analytique des activités
• Personnalisation de l’affichage du calendrier individuel
• Gestion du compteur Heure sous contrat pour des embauches et départs en milieu de semaine
• …

Zoom sur l’interface Wingip

Holy-Dis et GII se sont associés pour proposer une solution spécifique métier afin de faciliter la préparation de la paye. Les produits Tempsia^™ et Wingip se complètent au travers d’une interface qui rationalise le flux d’information nécessaire à l’établissement des payes. Ainsi les compteurs calculés dans Tempsia^™ alimentent les rubriques de paye dans Wingip et le nombre d’heures réalisées par activité, ce qui facilite le calcul des productivités (VHT).

Aujourd’hui c’est un import qui est proposé par le biais de l’interface : vous allez pouvoir importer les valeurs des différents compteurs des congés payés dans Tempsia^™ après validation dans le système de paye. Ces informations seront disponibles dans Tempsia™ et pourront être diffusées dans les badgeuses et dans les éditions.

En savoir plus sur GI Informatique / Holy-Dis

Profitez de cette collaboration pour gagner en efficacité :

Lire le témoignage de SUPER U Martres-Tolosane : Holy-Dis et GII rationalisent les flux d’information grâce à une interface à forte valeur ajoutée pour les utilisateurs

En savoir plus sur Tempsia™

• Holy-Dis / GI Informatique : De la planification à la paye en toute fluidité
• Badgeuse virtuelle
• Badgeuses Pyrescom
• D’autres interfaces disponibles

N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques et suggestions sur nos solutions logicielles en utilisant ce formulaire !

Près de 70% des magasins E. Leclerc utilisent les solutions de planification Holy-Dis pour optimiser les horaires et toutes les activités de l’ensemble de leurs équipes (les rayons, le service caisse, l’espace culturel, la cafétéria…)

A ce jour, Holy-Dis totalise 374 magasins (367 en France, 4 en Pologne, 2 en Slovénie et 1 en Espagne) E. Leclerc équipés de sa solution Planexa^® , fruit d’une collaboration étroite de près de 20 ans avec les magasins de l’enseigne.
Le parc de magasins équipés augmente en moyenne de plus de 5 % par an, signe de la confiance des utilisateurs, des directeurs et des adhérents. 55 % de nos clients CL utilisent nos solutions depuis plus de 10 ans et témoignent ainsi aux logiciels et collaborateurs Holy-Dis une fidélité sans faille et c’est ce qui nourrit notre satisfaction et le pragmatisme de nos choix dans les améliorations de nos solutions.

Cartographie des 367 Centre E.Leclerc équipés en France

Découvrez le nombre de magasins équipés par centrale et par département en survolant la cartographie ci-dessous :

Recevoir cette cartographie au format PDF

Holy-Dis compte d’autres magasins parmi les enseignes de la grande distribution : Cactus, Carrefour, Carrefour Market, Cora, Intermarché, Leader Price, Migros, Mosmart, Système U…

La planification optimisée des activités et des Ressources Humaines : le secteur de la Distribution alimentaire, des précurseurs en la matière !

M. Caron, Responsable Caisses du Centre Leclerc Courcelles-Lès-Lens, déclare : « Ce centre étant tout récemment créé, nous nous sommes basés sur le retour d’expérience des autres magasins. Personnellement, dans le magasin E. Leclerc de Carvin, j’utilisais un logiciel d’un autre éditeur, qui était inefficace car on perdait beaucoup de temps à tout saisir à la main. Après avoir croisé les témoignages d’autres confrères, nous nous sommes dirigés vers Planexa® de Holy-Dis, dont on nous a vanté les mérites ».

Partir de rien à l’ouverture d’un magasin peut sembler une gageure au premier abord : sans historique (pas de données sur la fréquentation, le chiffre d’affaires, le panier moyen…), pas de base de travail pour les calculs de planification. « Nous n’avions pas d’historique de départ pour le dimensionnement automatique de l’activité : nous avons donc géré au jour le jour et de façon très transparente avec Planexa® », ajoute M. Caron.

Le Responsable Caisses peut désormais s’appuyer sur son historique de quelques mois. Les statistiques issues du système d’encaissement Evolutel d’Infomil (Chiffre d’affaires, nombre d’articles, nombre de clients, caisses ouvertes…) sont automatiquement récupérées par Planexa®.
L’exploitation est encore plus simple et le calcul du besoin prévisionnel plus fin. Le moteur de planification et d’optimisation propose des plannings adaptés aux besoins tout en tenant compte des contraintes légales. En termes de contraintes, M. Caron n’a eu qu’à paramétrer les horaires types en caisse centrale (9h-12h / 14h-19h30) et les jours travaillés des salariées, le reste a été géré automatiquement par l’application.
Très efficace et rapide, Planexa® propose un planning des activités et du personnel dès que le calcul est fait, sans rien avoir à retoucher.

« Résultat : tout coïncide, il n’y a rien à retoucher», précise M. Caron. Lire la suite

Il ne faut pas grand-chose pour qu’un rayon dans un magasin soit rentable ou désert. Le merchandising, la compréhension du comportement, du parcours ‘Client’ mais aussi la maîtrise des emplois du temps des vendeurs et hôtes de caisse sont des techniques qu’il faut domestiquer pour mettre toutes les chances de son côté. C’est dans ce dernier domaine que Holy-Dis travaille en étroite collaboration avec les grandes enseignes et notamment les Centre E. Leclerc pour les aider à trouver des modèles conformes à la fois aux attentes des consommateurs et des collaborateurs et, bien sûr, en phase avec les objectifs financiers des magasins.

Les consommateurs sont en quête d’expériences, d’émotions ; un mauvais planning peut rapidement transformer leur visite en une expérience vécue comme cauchemardesque…

De ces nombreux constats est née la volonté d’automatiser au maximum le processus de planification et d’aider les managers opérationnels à professionnaliser la réalisation des plannings prévisionnels. Produire un emploi du temps, rien de bien compliqué, mais créer un planning qui respecte à la fois les contraintes dites légales, les contraintes personnelles des employés, la charte ‘Satisfaction Client’ du magasin et qui soit en adéquation avec les charges de travail associées à chacune des activités, c’est déjà plus compliqué et cela relève à la fois de l’opérationnel et de la stratégie.

Le secteur du commerce de détail est le secteur historique de Holy-Dis. C’est en collaboration avec ce secteur que les solutions de planification des activités et des ressources humaines ont commencé à être pensées puis développées à la fin des années 1980.
Depuis lors, optimiser les emplois du temps est le leitmotiv de Holy-Dis. Dans un premier temps réservés aux grands hypermarchés toutes enseignes confondues, les logiciels Holy-Dis sont devenus aujourd’hui des solutions incontournables et adaptées à tous types d’enseignes pour l’ensemble de leurs effectifs. Automatiser au maximum la création des emplois du temps ou plutôt aider, faciliter, guider le manager opérationnel dans la création des plannings est le combat quotidien des équipes Holy-Dis.

Construire les emplois du temps est une tâche difficile qui nécessite une planification très complexe des ressources humaines. Le triptyque Clients / Collaborateurs / Entreprise est dans l’environnement immédiat de la planification, ses éléments sont essentiels et inséparables. Le challenge consiste à trouver le juste équilibre au sein de ce triptyque. On entend ici par ‘juste’, la planification qui répondra à la fois aux attentes des clients, aux exigences des collaborateurs et aux objectifs de l’entreprise !

Focus sur l’enseigne E.Leclerc

Les Centre E. Leclerc ont réalisé en 2010 un chiffre d’affaires de 37.5 milliards d’euros, en progression de 5.4% par rapport à 2009. L’enseigne confirme sa place de leader avec 17,7% de part de marché. Le mouvement E. Leclerc place les hommes au cœur de son organisation. L’enseigne compte 554 adhérents et un peu moins de 100 000 salariés qui sont répartis entre les magasins, la centrale nationale et les 16 centrales régionales. (Source : www.e-leclerc.com)

Surface moyenne : de 1 800 à 4 500 m²
Effectif moyen : 136 collaborateurs
Système d’encaissement : Evolutel

Planexa^®, des bénéfices nombreux et rapides pour l’ensemble des acteurs

Les enjeux d’un bon planning sont multiples – légaux, sociaux, économiques et organisationnels – et ils concernent l’ensemble des acteurs du magasin.

Côté Entreprise

Taux de satisfaction globale : 96 %

Les principaux bénéfices cités par les utilisateurs :

‘Meilleure anticipation des besoins’
‘Des plannings bien présentés’
‘Aide au respect de la législation’
‘Optimisation nette du temps de travail’
‘Amélioration de la VHT’
‘Un gain de temps considérable dans la réalisation des
plannings’

Considéré par 70% des utilisateurs comme étant
facile d’appropriation

98 % des clients prêts à recommander nos formations

• Réduction des heures complémentaires
• Optimisation de la gestion des temps de pause afin d’absorber le flux des clients
• Fluidification du passage en caisse
• Augmentation de la productivité
• Maîtrise du climat social
• Réduction des frais de personnel
• Réduction des files d’attente en caisse
• Respect de l’ensemble des règles RH
• Réduction du temps consacré à la planification
• Mise à disposition des plannings en temps et en heure
• Amélioration de la satisfaction des salariés
• Réduction de la rotation du personnel et donc des frais de formation
• …

Côté Collaborateurs

• Equité des emplois du temps
• Respect des règles légales
• Respect des règles individuelles
• Respect des demandes spécifiques (desiderata)
• …

Côté Utilisateurs

• Simplification de la tâche de planification des ressources
• Réduction du temps consacré à la réalisation des emplois du temps
• Centralisation des informations
• Homogénéisation des méthodes de planification
• Possibilité de simulation d’organisation
• …

Côté Clients

• Réduction du temps de passage en caisse
• Amélioration du service
• Accès facile aux conseils des vendeurs
• Réduction des ruptures en rayons
• …

Les troubles musculo-squelettiques (TMS) représentent en France

• 8 millions de jours d’arrêt de travail
• 787 millions d’euros de frais couverts par les cotisations des entreprises

Les enjeux sont importants tant d’un point de vue social, économique ou encore organisationnel….

En augmentation régulière depuis plusieurs décennies (doublement du nombre de maladies professionnelles depuis 5 ans), la Grande Distribution est un secteur particulièrement concerné notamment au niveau des postes de vente et d’encaissement. Les manipulations représentent par exemple 27 % des accidents du travail. Au niveau de la grande distribution, ce sont les hôtesses de caisses les plus touchées étant donné qu’elles manipulent énormément d’articles. Une des préconisations de la CNAMTS (Caisse nationale de l’assurance maladie des travailleurs salariés) est que les hôtesses de caisses ne doivent plus soulever des charges supérieures à 8 kg (1 pack d’eau) et ce depuis le 1er septembre 2009.

Quelles sont les conséquences :

Pour les salariés :

• En France, les TMS sont la première cause de maladie professionnelle.
• De nombreux salariés souffrent de TMS avec, pour les cas les plus graves, des handicaps à vie et des conséquences pour leur emploi (restriction temporaire, inaptitude…).

Pour l’entreprise :

• Des coûts indirects importants : pertes de temps, de production, d’image.
• Les TMS sont à l’origine également de l’absentéisme, du « turn-over », des difficultés de recrutement et de reclassement des victimes qui altèrent de plus en plus les performances des entreprises.

Des solutions et des actions ciblées de la part des enseignes

La prévention, avec les différents plans encadrés par la CNAMTS et les différentes chartes signées par les enseignes du secteur. De nombreuses initiatives ont été lancées au niveau matériel : les douchettes pour scanner les articles déployées dans toutes les enseignes, les nouveaux systèmes d’encaissements (LS, SCO, Self scanning…) mais aussi des formations dédiées et une véritable communication sur le sujet. Aujourd’hui les TMS sont également d’actualité avec les nouveaux services comme les Drive.

La planification optimisée des activités et des RH avec la Suite Planexa^®, un outil permettant de prévenir les TMS grâce à la planification qui assure des plannings ‘légaux’ et un ‘confort horaire’. Le module Implantation, destiné à la répartition des salariés sur les différents postes de travail. Il est possible d’interdire certains postes à certains salariés et de paramétrer un roulement sur un poste moins prisé (endroit bruyant, caisse rapide, caisses LS…), de respecter des rotations, des amplitudes maximum, des alternances droite/gauche…

Il est doté d’un moteur de calcul qui permet d’implanter les postes de travail (ligne de caisses) en fonction des plannings calculés dans la Suite Planexa^® et selon des règles paramétrables.

En savoir plus sur le module Implantation de la Suite Planexa^®

*Sources : CNAMTS et revue Travail et Sécurité (janvier 2012)

Tour d’horizon rapide de la version 1.6.0

Aspects fonctionnels

• Nouveaux paramètres permettant de gérer les absences partielles selon certains types de jours
• Nouvelle édition des compteurs
• Amélioration de la gestion des jours fériés pour les contrats à temps partiel
• Validation / Dévalidation des jours planifiés depuis la visualisation des plannings
• Nouveau module Annualisation / Modulation
• …

Aspects techniques

• Connectivité LDAP
• Authentification unique SSO
• Compatibilité avec le protocole https
• Web Services

Zoom sur le module Annualisation

Avec cette nouvelle version de Timesquare, gagnez encore plus en flexibilité et maîtrisez vos coûts RH grâce aux fonctionnalités d’annualisation.

Le module TSQ ‘Annualisation’ offre une dimension supplémentaire à la planification en apportant une vision annuelle sur l’activité et les ressources disponibles et nécessaires.
La fluctuation des activités est aujourd’hui un élément majeur de la vie de l’entreprise. Ce module apporte plus de flexibilité et permet de trouver la bonne alchimie entre les contraintes sociales, la gestion des heures supplémentaires et les variations de la charge de travail.
Il contribue à la construction de la planification prévisionnelle pour chaque collaborateur, sur une période de quelques semaines ou plus (année de modulation), afin de rationaliser et d’optimiser l’utilisation des ressources. C’est l’outil de Workforce Management indispensable qui donne les moyens de respecter :

• Les nouvelles réglementations qui régissent la modulation annuelle du temps de travail ainsi que les contraintes légales liées aux contrats des collaborateurs
• Le besoin pour l’entreprise d’être performante (charges de travail fluctuantes par secteur et par période)
• La mesure des dérives entre le prévisionnel et le réalisé avec un suivi de l’avancement en cours d’année
• La maîtrise des coûts RH (nombre d’heures annuel à respecter par collaborateur).

A l’aide de ce module TSQ ‘Annualisation’, le planificateur dispose de fonctionnalités stratégiques pour préserver l’emploi et la paix sociale au sein de l’entreprise.

En savoir plus sur le module TSQ ‘Annualisation’

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Date : les 22 et 23 novembre 2011
Lieu : stand B3, à l’hôtel Melia Castilla de Madrid
Ne pas manquer : la dernière version de Timesquare®, outil de Workforce Management

Paris, Madrid, le 17 novembre 2011 – ‘Relación Cliente + Call Center 2011’ est le salon de référence en Espagne en matière de gestion de la relation client. Il offre une vision globale des innovations en contexte de crise, de réformes et de revendications dans un secteur en pleine mutation.
Ce salon est l’occasion de découvrir les bénéfices d’une planification optimisée des Ressources Humaines (WFM).

Pourquoi s’intéresser à la planification des RH en centre d’appels ?

En Europe et dans le monde, au sein des Centres de Relations Clients, des millions de téléconseillers se mobilisent chaque jour, 24h/24h, afin de conseiller et de répondre aux besoins des clients. Il est donc parfaitement compréhensible que pour de nombreuses entreprises, la stratégie de fidélisation des clients passe par une organisation performante et efficace non seulement des ressources humaines mais également de leur disponibilité.

Face, d’une part, à ce besoin croissant de services à distance et à l’exigence accrue des clients et, d’autre part, aux évolutions observées sur les plans économique, légal et social, les entreprises ont de plus en plus de difficulté à adapter leurs ressources humaines aux flux continus des appels et aux multiples sollicitations par courrier, email ou chat.

Les managers sont confrontés à un défi et un enjeu majeurs : savoir organiser les équipes en respectant, le plus objectivement possible, les équilibres économiques entre coûts de la structure et qualité de service rendu. Holy-Dis répond à ce besoin grâce à Timesquare®, sa solution de Workforce Management.

Se doter de Timesquare® c’est, pour l’entreprise, être capable de s’interroger sur les conditions et modalités d’utilisation des 70 % de frais d’exploitation d’un centre d’appels que représentent les Ressources Humaines, loin devant les coûts liés à la téléphonie, aux technologies ou encore à l’immobilier.

Bien plus aujourd’hui qu’hier, la crise économique incite les entreprises à mieux anticiper et repenser leur organisation : c’est ce que propose également Holy-Dis à travers son offre de Conseils et de Services s’appuyant sur des experts métiers qui ont fait sa renommée et sa notoriété en Europe.

NOUVEAUTE : Timesquare® – Workforce Management Software de Holy-Dis

Timesquare® procure les outils pour analyser les fluctuations d’activité, construire des modèles de prévisions, dimensionner les équipes au plus près des besoins, anticiper les évolutions légales de la profession (proposition de Loi “Servicios de Atención al Cliente”) et s’adapter aux nouvelles tendances d’organisation (télétravail, homeshoring, empowerment…) tout en s’attachant à concilier les intérêts de l’entreprise elle-même (gains de performance et de productivité), des salariés (respect strict des conditions de travail) et des clients bien évidemment (par une qualité de service accrue).

L’objectif de Timesquare® est d’aider les centres d’appels à construire les plannings prévisionnels des salariés de manière optimale, avec pour but de mobiliser les effectifs « adaptés », tant en compétences qu’en nombre, sur des tâches et activités aux volumes variables, tenant compte d’une part, des objectifs de qualité de service et de rentabilité imposés par l’entreprise, et d’autre part des équilibres sociaux.

Multi sites, multi activités, multi conventions, multi sectorielles, la plateforme logicielle Timesquare® est conçue pour s’adapter à une large variété d’organisations aux contraintes multiples, ce qui fait toute sa force et sa richesse : être capable de pouvoir dire en le démontrant – la bonne personne, au bon moment et au bon endroit.

Un principe simple, une solution avec un ROI rapide – constaté dans 80 % des cas à moins de 6 mois

Conjuguer à la fois la gestion efficace des heures travaillées, une amélioration évidente de la qualité de service rendu, et l’absolu respect des conditions sociales des salariés limitant ainsi le turn-over, l’absentéisme et le présentéisme.

Holy-Dis : l’expertise ‘Logiciels & Services’ d’un leader du WFM reconnu en Europe

Leader du WFM en centres d’appels, Holy-Dis renforce ses positions en Espagne en proposant des solutions de plus en plus abouties, fruits d’une expérience de plus de vingt ans dans le domaine, dont l’objectif premier est d’améliorer la productivité des organisations.

Dans ce contexte économique très difficile où le besoin de gérer de manière optimale les Ressources Humaines est crucial, il devient indispensable de se doter de solutions expertes capables d’apporter un vrai ROI en adaptant de manière précise les effectifs aux charges de travail. Cela demande de la compétence, de l’expertise, de l’exigence à toute épreuve et c’est aujourd’hui plus de 350 centres d’appels en Europe qui font confiance aux services de Holy-Dis.

Ouverture de bureaux en Espagne

Afin de poursuivre sa stratégie et d’être encore plus proche de ses clients, Holy-Dis a ouvert des bureaux à Madrid et Valence tout en constituant une équipe locale. Les solutions logicielles adaptées au contexte espagnol sont d’ores et déjà opérationnelles tant d’un point de vue organisationnel que légal (droit du travail, convention collective…).

L’expérience d’Holy-Dis dans le WFM est dorénavant présente en Espagne.

Une exception espagnole : la gestion des pauses visuelles

Timesquare®, c’est déjà plus de 350 paramètres de gestion en natif et l’intégration de la spécificité espagnole : la gestion des pauses visuelles.

En plus des pauses dites classiques, les centres d’appels en Espagne doivent intégrer la pause visuelle. En effet, l’article 57 de leur convention indique que le personnel opérationnel travaillant sur écran a droit à une pause de 5 minutes pour chaque heure de travail effectif. Ces pauses ne sont pas cumulables entre elles. Il revient au manager de les distribuer de manière logique et rationnelle en fonction des besoins du service sans qu’elles soient décalées de plus de 15 min, et tout en respectant l’horaire de travail à réaliser.

Pour un planificateur, cela ne signifie rien de moins que gérer, en plus des pauses classiques, un système de pauses multiples à durée constante dans chaque plage de travail.

Pour automatiser la réponse à cette problématique de la pause visuelle, les solutions de Workforce Management de Holy-Dis disposent d’un arsenal complet de paramètres flexibles : nombre de pauses cycliques par plage de travail, durée des pauses cycliques, durée de plage minimum sans pause cyclique, durée de plage maximum sans pause cyclique, durée minimum entre une pause et une pause cyclique (hh:mm), placement des pauses cycliques (toutes les tranches de 1, 5, 10, 15 ou 30 minutes)…

Contexte : le service client espagnol en voie de réforme

Un projet de loi visant à simplifier le service client est en discussion depuis plusieurs mois en Espagne. Voici quelques-unes des principales directives :

• Service “client téléphonique” obligatoire
• Résolution des réclamations dans un délai maximum d’un mois
• Les consommateurs devront être en contact avec l’opérateur dans un délai maximum de 1 minute
• Garantie d’un service “client” personnel et direct
• Appels gratuits pour le consommateur dans le cadre du service clients rendu par les entreprises “d’intérêt général”
• Le nombre d’options du premier niveau du répondeur (IVR) ne peut être supérieur à 5, avec une option (comprise dans les 5) permettant de parler à un agent
• Les systèmes automatiques utilisés comme seules méthodes de “service client” sont interdits
• En aucun cas, les réclamations de consommateurs ne devront se transformer “en vente de produits ou services”
• Les horaires des services essentiels aux clients seront calés sur des plages 24/24h, 7/7, toute l’année…

On comprend bien qu’une fois ce projet de loi adopté, les organisations devront s’adapter : la décision de se doter d’une solution WFM va ainsi devenir impérative. Holy-Dis vous prépare à cela en mettant à votre disposition une gamme complète de solutions logicielles et de services, par l’intermédiaire de femmes et hommes compétents au service de vos exigences.

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Le responsable RH peut aussi disposer de documents unifiés pour tout le magasin et facilement accéder aux historiques.

Paris, le 25 octobre 2011 – Le magasin Super U de Vertou utilise depuis 2000 la Suite Planexa^® pour planifier les horaires de ses 140 collaborateurs. Cet outil permet également au responsable RH du magasin de gérer quotidiennement le personnel et d’anticiper la préparation des paies.
A ce jour, ce sont près de 330 magasins U qui utilisent une ou plusieurs des solutions Holy‐Dis dédiées à la grande distribution tout en entretenant une collaboration active et constructive afin de faire évoluer en parallèle organisation du travail et solutions logicielles.

Contexte du magasin U de Vertou

Le Super U Vertou (Loire‐Atlantique), d’une surface de vente de 3 800 m², dispose de 26 caisses dont 4 en libre‐service, d’un service Courses U (Drive), d’un service de location de véhicules… L’effectif est composé de 140 employés qui proposent toute la gamme des produits et des services des magasins U sur une large amplitude d’ouverture du lundi au samedi de 8h30 à 20h00 (20h30 le vendredi).

La distribution est un secteur complexe à planifier, où les contraintes sont nombreuses : fluctuation importante de l’activité (pics de fréquentation, activité variable d’un jour à l’autre et dans la journée), polyvalences, tâches multiples, variété des types de contrats, grande amplitude des horaires d’ouverture, légales (droit du travail, convention collective…) et individuelles (pauses, congés, desiderata…).

Ces facteurs ont conduit le Super U de Vertou à faire appel à Holy‐Dis, dans le but de planifier le plus finement possible son personnel, de maîtriser les horaires réalisés tout en reliant ces informations à la paie.

État des lieux

Équipé de la Suite Planexa^® depuis janvier 2000 pour planifier les tâches et le personnel de l’ensemble du point de vente, la solution et son utilisation ont évolué au fur et à mesure des changements du comportement de la clientèle et des nouveaux services proposés : caisses libre‐service, Courses U (courses sur Internet avec retrait en magasin ou livraison à domicile)…

Avant Planexa®, Olivier Del Maggio, responsable RH du magasin, avait recours à Ms Excel, comme cela arrive encore fréquemment dans certains points de vente. Jusqu’en 2002, Planexa® est utilisé pour la planification de la ligne de caisses afin d’en fluidifier le passage et d’optimiser la présence des hôtesses. Puis, à partir de 2002, l’utilisation de Planexa® est étendue à tous les secteurs du magasin et concerne donc désormais la gestion des plannings des 140 salariés. Planexa® est manipulé par cinq / six utilisateurs : Olivier Del Maggio, le responsable RH, la comptable, la responsable de caisses et ses adjointes. Au‐delà des prévisions d’activité et de la création des emplois du temps, Planexa® est utilisé au quotidien pour le suivi des absences (maladie, CP…), ce qui facilite la préparation de la paie. Au total, ce sont plus de 200 000 heures de travail qui ont été planifiées en 2010.

Planexa^®, une solution flexible et parfaitement adaptée au secteur de la grande distribution

Planexa^® s’inscrit dans un processus de planification bien rodé et piloté par le responsable RH, Olivier Del Maggio. D’une manière générale, l’ensemble des tâches et du personnel sont gérés avec Planexa^® (y compris Courses U et son équipe de 10 personnes) ; ce qui a permis de centraliser tout en délégant certaines étapes de la planification. L’avantage essentiel de cette organisation au travers de Planexa^® est d’avoir homogénéisé les processus liés à la planification et in fine de produire une édition graphique linéaire au même format pour tous les secteurs du magasin.

A partir des données d’activité fournies par le système d’encaissement Mona – Wincor Nixdorf (chiffre d’affaires, nombre de tickets, nombre d’articles…), un calcul de charges est opéré pour chacune des tâches. A l’aide d’une productivité horaire associée, le logiciel détermine le dimensionnement idéal, quart d’heure par quart d’heure, pour une meilleure adaptation aux fluctuations de fréquentation. Les charges de travail prévisionnelles sont ensuite exploitées par le moteur de calcul de Planexa^® pour déterminer la combinaison de plannings idéale permettant d’obtenir une couverture optimale.

Au préalable, Super U Vertou a intégré, avec l’assistance de Holy‐Dis, les contraintes liées au droit du travail, à la convention collective du Commerce à prédominance alimentaire, et aux différents types de contrat utilisés (temps complet / temps partiel, CDI – en grande majorité ‐ / CDD…) : amplitude horaire maximum, amplitude de repos, durées des coupures autorisées, contraintes individuelles d’heure de début et de fin de journée…

La gestion du panel de services proposés, la multitude de tâches à traiter pour la bonne marche du point de vente et la garantie d’un service optimal et constant, la large amplitude de service (4h – 20h15) du lundi au samedi, sauf le vendredi (4h‐20h45) et les polyvalences à prendre en compte sont autant de critères avec lesquels jonglent facilement les utilisateurs grâce à Planexa^®.

Les horaires d’une grande partie du personnel sont prédéfinis et cycliques.

Les atouts de la solution vus par le responsable RH, Olivier Del Maggio :

• Le respect des contraintes légales
• Une gestion individuelle par salarié
• La récupération automatique des données d’activité du système d’encaissement
• L’historique de l’activité (CA, nombre de clients…) et des plannings accessibles facilement
• L’uniformité des documents, faisant foi
• La simplicité de gestion des cycles d’horaires prédéfinis
• Une aide à la préparation de la paie…

Les besoins évoluent, la Suite Planexa^® aussi…

Super U Vertou dispose de la version 3 de la Suite Planexa^® et de l’ensemble de ses nouveautés techniques et fonctionnelles, ainsi que de ses améliorations ergonomiques. Récemment une installation en mode client‐serveur a été réalisée pour permettre aux utilisateurs un accès depuis différents postes dans le magasin.

Après une session de formation prévue en octobre prochain, le module de suivi individuel des performances ‐ Follow‐iT™ ‐ viendra compléter le dispositif en place et les indicateurs de pilotage et d’aide à la décision. Ce module permettra au responsable RH de suivre de manière pertinente et objective la productivité de ses collaborateurs, mais également de renseigner des informations qualitatives ou administratives. Des courbes représentatives par indicateur comparant les performances individuelles et globales des collaborateurs faciliteront la détection des points d’amélioration et les actions correctives à mettre en place. Un large éventail de mesures issues des systèmes d’encaissement ou calculées sera disponible, ces données pourront alors être croisées avec les temps et durées provenant des plannings.

Planexa^®, des bénéfices nombreux et rapides pour l’ensemble des acteurs

Les enjeux d’un bon planning sont multiples – légaux, sociaux, économiques et organisationnels – et ils concernent l’ensemble des acteurs du magasin.

La création des emplois du temps est complexe et s’avère souvent être un défi quotidien pour les managers.
Il faut savoir anticiper l’attente des clients tout en restant attentif aux demandes des salariés et aux objectifs budgétaires. Le triptyque Clients / Collaborateurs / Entreprise est dans l’environnement immédiat de la planification, ses éléments sont essentiels et inséparables. Le challenge consiste ici à trouver le juste équilibre au sein du triptyque. On entend ici par ‘juste’, la planification qui répondra à la fois aux attentes des clients, aux exigences des collaborateurs et aux objectifs de l’entreprise.

Taux de satisfaction globale : 94 %
Les principaux bénéfices cités par les utilisateurs :
‘Meilleure anticipation des besoins’
‘Aide au respect de la législation’
‘Des plannings bien présentés’
‘Optimisation nette du temps de travail’
‘Un gain de temps considérable dans la réalisation des plannings’

Côté Entreprise planification

• Mise à disposition des plannings en temps et en heure
• Amélioration de la satisfaction des salariés
• Réduction de la rotation du personnel et donc des frais de formation…

Côté Collaborateurs

• Équité des emplois du temps
• Respect des règles légales
• Respect des règles individuelles
• Respect des demandes spécifiques (desiderata)…

Côté Utilisateurs

• Simplification de la tâche de planification des ressources
• Réduction du temps consacré à la réalisation des emplois du temps
• Centralisation des informations
• Homogénéisation des méthodes de planification
• Possibilité de simulation d’organisation…

Côté Clients

• Réduction du temps de passage en caisse
• Amélioration du service
• Accès facile aux conseils des vendeurs
• Réduction des ruptures en rayons…

Super U Vertou

Le Belgian Customer Contact Centre Benchmark est une initiative lancée en février 2009 par Frank Verkinderen (Mass) et Vincent Vandenbossche (Call Communications et Président ECCCO) laquelle est destinée à combler un silence de 5 ans (2004).

Cette initiative se compose de trois phases regroupées sur trois années, et ce de la façon suivante:

• Année 1: Etude de marché
• Année 2 : Zoom large portant sur des domaines variés tels les Ressources humaines, les KPI’s et SLA’s, la technologie, l’ergonomie, etc…
• Année 3 : Zoom portant sur une région particulière du pays, sur l’aspect consommateur et la politique salariale.

Cette étude est menée par les deux auteurs avec le concours d’un panel d’experts de l’industrie comme donneurs d’ordre.

La présentation des résultats aura lieu le 17 octobre 2011 à partir de 14h au bureau d’avocats Loyens & Loeff Offices Woluwe Atrium, Neerveldstraat 101-103, 1200 Brussels.

Les réservations pour participation peuvent être faites en cliquant ici.

Holy-Dis s’implique dans le secteur des centres d’appels. Membre des associations :

Livre Blanc WFM Centre d’appels

Téléchargez notre livre blanc ‘WFM Centre d’appels’ (disponible en Anglais et en Français)

Parce que nos clients cherchent des solutions, plus que des produits ; que des synergies existent entre nous et que notre ambition est de les conjuguer ; Holy-Dis s’engage, par ce programme, à être moteur d’une réelle émulation avec nos partenaires. Nous mettons en œuvre tous les moyens humains et techniques dans l’unique but que nos projets communs deviennent des succès partagés.

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Holy-Dis a la volonté de valoriser son savoir-faire auprès d’acteurs dynamiques qui souhaitent renforcer la notoriété de leur offre par une offre logicielle performante et leader sur ses marchés.

Holy-Dis est présente sur 3 principaux marchés :

• Les centres d’appels
• Le commerce et la distribution
• La restauration

Pour maintenir une gamme de produits innovants et efficaces, Holy-Dis recherche et s’appuie sur différentes catégories de partenariats :

• Solutions

  Des éditeurs et constructeurs pour étoffer la couverture fonctionnelle de nos offres respectives et apporter à nos clients une mise en œuvre fiable de solutions complémentaires à fortes valeurs ajoutées.

• Technologies

  Des éditeurs et constructeurs pour collaborer au bon fonctionnement de nos plates-formes logiciels sur de multiples environnements.

• Conseils & Intégrateurs

  Des cabinets de conseils, des intégrateurs, des SSII pour partager nos savoir-faire et nos expertises afin que nos clients bénéficient des synergies nécessaires à l’intégration d’une solution RH (technicité, accompagnement, connaissance métier et process…)

• Associations & Institutions

  Des alliances et soutiens pour réfléchir sur l’avenir de nos industries et de nos métiers et contribuer à leurs développements.

Holy-Dis et ses partenaires travaillent en totale collaboration afin d’offrir à leurs clients des solutions globales adaptées à leur spécificité.

Holy-Dis Partner Programme, un guide pour gagner ensemble

Grâce au Programme Partenaire Holy-Dis, votre entreprise bénéficie de toute la valeur ajoutée de nos solutions de planification optimisée des activités et des RH combinée à une offre de services conçue pour accompagner les clients et utilisateurs dans la réussite de leur projet. Ce partenariat vous donne accès à un ensemble de ressources et services vous permettant de vous démarquer de vos compétiteurs, de créer de nouvelles opportunités et de les concrétiser tout en améliorant la fidélité de nos clients communs et la rentabilité de nos opérations.

En tant que Partenaires Holy-Dis, vous bénéficierez :

• D’un responsable Partenaires dédié
• D’une formation sur nos logiciels et notre approche commerciale
• D’une certification
• Du soutien d’une équipe avant-vente
• D’un accès privilégié à notre espace Partenaires et ses ressources (démos, réseaux sociaux, documentations, actualités, livres blanc…)
• D’un accès à l’ensemble des documentations fonctionnelles et techniques
• D’un plan marketing commun
• D’une visibilité sur notre site web
• D’un accès à notre road map ainsi que d’une information régulière sur nos solutions
• De conditions adaptées à votre niveau et volonté d’investissement (d’apporteur d’affaires à revendeur, d’intégrateur à stratégique…)