Restauración

Juan está tranquilo. Manager y Responsable de la apertura de su restaurante, hoy jueves, sabe que no hay ausente en su equipo. La particularidad del jueves: es el día de la entrega de las materias primas que servirán para producir y vender los diferentes platos del menú y eso hasta la próxima entrega el lunes siguiente.

Son las 7 de la mañana, los primeros empleados (en general polivalentes) llegan y van a poder instalar las herramientas de producción y preparar el restaurante para acoger a los clientes desde la apertura, a las 11h. El manager da las instrucciones a su equipo. El asunto, es el flujo de personas de mediodía; en 2 horas, hay que garantizar una gran parte de la cifra de negocios (CN) prevista del día. Para lograr este reto, Juan distribuye los papeles ayudándose de su horario cotidiano en el cual están planificados los diferentes colaboradores con los horarios pero también las tareas que se les han atribuido con detalles:

  • 2 personas al grill, para la instalación y el control del buen funcionamiento de los diferentes aparatos de producción, para la verificación de las fechas de caducidad de las materias primas, la preparación de las ensaladas, de las entradas, de los pasteles y la instalación de los embalajes de los productos.
  • 1 persona en ‘apertura caja’, para la instalación de la línea de caja, pero también el Drive, los diferentes accesorios a distribuir a los clientes, las cajas de los menús para los niños, las bebidas en los frigoríficos.
  • 2 personas en entrega, control y orden y a las 10h, después de su pausa, una persona podrá verificar que la sala y el área de juego están limpias, sin olvidar los servicios y los exteriores.

Una vez los papeles distribuidos, Juan puede ocuparse de la apertura ‘administrativa’ de su restaurante y verificar el buen desarrollo de las diferentes tareas atribuidas a su equipo.

Son las 10h15, el Manager acoge a los otros miembros de su equipo y les da las instrucciones, lo que permite a los primeros llegados tener su descanso.

A las 11h, el restaurante está listo, los primeros clientes van a llegar y un colega Manager viene a ayudar a Juan para el servicio de mediodía. Se reparten los papeles, uno va a gestionar la producción y el otro la venta. Ninguna preocupación: Juan, que además tiene la responsabilidad de los horarios de su restaurante, sabe que ha previsto el número de personas suficiente para asegurar la cifra de negocios presupuestada por su Director, lo que le ha permitido repartir sus colaboradores, cuarto de hora por cuarto de hora, en función de las competencias de cada uno, pero también en función de la carga de trabajo de cada una de las tareas necesarias a la realización de la cifra de negocios prevista. Además de la producción y de la venta, también ha planificado una persona en sala, una recepcionista, una persona para fregar los platos de las 12h a las 14h, para asegurar un servicio irreprochable. Y eso respetando su carta horaria, o sea un ratio de alrededor de 1/3 de su cifra de negocios previsional.

Juan y su colega van a poder ocuparse plenamente del ‘terreno’ y dirigir al equipo durante la afluencia mientras confían en la continuidad del día, porque la transición entre el equipo de la mañana y el de la tarde está prevista, planificada, editada y eso para las 3 semanas siguientes…

Como lo sabe usted, el manager no puede pasar horas en elaborar los horarios. Tiene que dedicarse plenamente a su papel operacional. Resulta imprescindible recurrir a un software de planificación optimizada de los recursos humanos.

¡Horarios en el menú!

La restauración es un sector difícil a planificar donde los acontecimientos imprevisibles son recurrentes y las restricciones numerosas: fluctuación importante de la actividad, polivalencia, tareas múltiples, tipos de contratos, gran amplitud de los horarios de apertura…

¿Cuál es el menú?

  • Gestión del personal
    Planificar es dirigir a su personal y controlar su nómina de personal (informaciones administrativas, contratos, números de registro paga, respeto de los presupuestos…). También es evitar la rotación de los efectivos, negativa para la imagen de la empresa.
  • Definición de la carga de trabajo
    Diferentes actividades son necesarias para lograr un servicio y hacer frente a la afluencia. Se han de cuantificar.
    ¿Cómo? Con un historial y la productividad conocida de los equipos, es posible prever las necesidades para cada una de las tareas.
    ¿El objetivo? Una vez que se conoce la carga de trabajo, se puede adaptar las necesidades en Recursos Humanos, el número de horas (los contratos, el reclutamiento, los extras), las competencias (o polivalencia) que hay que planificar en el momento más oportuno.
  • Legislación del trabajo y planificación
    ¿Cómo respetar los días de descanso, gestionar las vacaciones, tomar en cuenta los ‘periodos’ de planificación (deseos de los empleados, los tiempos parciales) y optimizar la cobertura de las cargas (necesidades) por actividad (tareas)?
  • Difusión de los horarios
    Es obligatorio fijar los horarios en el sitio de actividad, pero también comunicar los horarios al equipo en soporte papel, pero ¿por qué no disfrutar de los nuevos medios de comunicación como los correos electrónicos o los SMS para difundirlos?

¡La cuenta por favor!

  • Disminución del número de horas complementarias, de la rotación de los efectivos (turn over), del estrés generado por los problemas de horarios
  • Menos modificaciones de horarios
  • Más tiempo para la gestión de terreno para los responsables de equipos
  • Más visibilidad de los horarios para los colaboradores pero también los managers, la inspección del trabajo…
  • Más anticipación en el reclutamiento, los extras, las cláusulas adicionales a los contratos
  • Satisfacción del cliente, porque se ha optimizado el servicio.

La formula ganadora: una herramienta de planificación que garantiza un retorno de la inversión (ROI) y no un sistema incomprensible e ineficaz.
¡Invierta en soluciones con fuerte Valor Añadido!

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