Le responsable RH peut aussi disposer de documents unifiés pour tout le magasin et facilement accéder aux historiques.

Paris, le 25 octobre 2011 – Le magasin Super U de Vertou utilise depuis 2000 la Suite Planexa^® pour planifier les horaires de ses 140 collaborateurs. Cet outil permet également au responsable RH du magasin de gérer quotidiennement le personnel et d’anticiper la préparation des paies.
A ce jour, ce sont près de 330 magasins U qui utilisent une ou plusieurs des solutions Holy‐Dis dédiées à la grande distribution tout en entretenant une collaboration active et constructive afin de faire évoluer en parallèle organisation du travail et solutions logicielles.

Contexte du magasin U de Vertou

Le Super U Vertou (Loire‐Atlantique), d’une surface de vente de 3 800 m², dispose de 26 caisses dont 4 en libre‐service, d’un service Courses U (Drive), d’un service de location de véhicules… L’effectif est composé de 140 employés qui proposent toute la gamme des produits et des services des magasins U sur une large amplitude d’ouverture du lundi au samedi de 8h30 à 20h00 (20h30 le vendredi).

La distribution est un secteur complexe à planifier, où les contraintes sont nombreuses : fluctuation importante de l’activité (pics de fréquentation, activité variable d’un jour à l’autre et dans la journée), polyvalences, tâches multiples, variété des types de contrats, grande amplitude des horaires d’ouverture, légales (droit du travail, convention collective…) et individuelles (pauses, congés, desiderata…).

Ces facteurs ont conduit le Super U de Vertou à faire appel à Holy‐Dis, dans le but de planifier le plus finement possible son personnel, de maîtriser les horaires réalisés tout en reliant ces informations à la paie.

État des lieux

Équipé de la Suite Planexa^® depuis janvier 2000 pour planifier les tâches et le personnel de l’ensemble du point de vente, la solution et son utilisation ont évolué au fur et à mesure des changements du comportement de la clientèle et des nouveaux services proposés : caisses libre‐service, Courses U (courses sur Internet avec retrait en magasin ou livraison à domicile)…

Avant Planexa®, Olivier Del Maggio, responsable RH du magasin, avait recours à Ms Excel, comme cela arrive encore fréquemment dans certains points de vente. Jusqu’en 2002, Planexa® est utilisé pour la planification de la ligne de caisses afin d’en fluidifier le passage et d’optimiser la présence des hôtesses. Puis, à partir de 2002, l’utilisation de Planexa® est étendue à tous les secteurs du magasin et concerne donc désormais la gestion des plannings des 140 salariés. Planexa® est manipulé par cinq / six utilisateurs : Olivier Del Maggio, le responsable RH, la comptable, la responsable de caisses et ses adjointes. Au‐delà des prévisions d’activité et de la création des emplois du temps, Planexa® est utilisé au quotidien pour le suivi des absences (maladie, CP…), ce qui facilite la préparation de la paie. Au total, ce sont plus de 200 000 heures de travail qui ont été planifiées en 2010.

Planexa^®, une solution flexible et parfaitement adaptée au secteur de la grande distribution

Planexa^® s’inscrit dans un processus de planification bien rodé et piloté par le responsable RH, Olivier Del Maggio. D’une manière générale, l’ensemble des tâches et du personnel sont gérés avec Planexa^® (y compris Courses U et son équipe de 10 personnes) ; ce qui a permis de centraliser tout en délégant certaines étapes de la planification. L’avantage essentiel de cette organisation au travers de Planexa^® est d’avoir homogénéisé les processus liés à la planification et in fine de produire une édition graphique linéaire au même format pour tous les secteurs du magasin.

A partir des données d’activité fournies par le système d’encaissement Mona – Wincor Nixdorf (chiffre d’affaires, nombre de tickets, nombre d’articles…), un calcul de charges est opéré pour chacune des tâches. A l’aide d’une productivité horaire associée, le logiciel détermine le dimensionnement idéal, quart d’heure par quart d’heure, pour une meilleure adaptation aux fluctuations de fréquentation. Les charges de travail prévisionnelles sont ensuite exploitées par le moteur de calcul de Planexa^® pour déterminer la combinaison de plannings idéale permettant d’obtenir une couverture optimale.

Au préalable, Super U Vertou a intégré, avec l’assistance de Holy‐Dis, les contraintes liées au droit du travail, à la convention collective du Commerce à prédominance alimentaire, et aux différents types de contrat utilisés (temps complet / temps partiel, CDI – en grande majorité ‐ / CDD…) : amplitude horaire maximum, amplitude de repos, durées des coupures autorisées, contraintes individuelles d’heure de début et de fin de journée…

La gestion du panel de services proposés, la multitude de tâches à traiter pour la bonne marche du point de vente et la garantie d’un service optimal et constant, la large amplitude de service (4h – 20h15) du lundi au samedi, sauf le vendredi (4h‐20h45) et les polyvalences à prendre en compte sont autant de critères avec lesquels jonglent facilement les utilisateurs grâce à Planexa^®.

Les horaires d’une grande partie du personnel sont prédéfinis et cycliques.

Les atouts de la solution vus par le responsable RH, Olivier Del Maggio :

• Le respect des contraintes légales
• Une gestion individuelle par salarié
• La récupération automatique des données d’activité du système d’encaissement
• L’historique de l’activité (CA, nombre de clients…) et des plannings accessibles facilement
• L’uniformité des documents, faisant foi
• La simplicité de gestion des cycles d’horaires prédéfinis
• Une aide à la préparation de la paie…

Les besoins évoluent, la Suite Planexa^® aussi…

Super U Vertou dispose de la version 3 de la Suite Planexa^® et de l’ensemble de ses nouveautés techniques et fonctionnelles, ainsi que de ses améliorations ergonomiques. Récemment une installation en mode client‐serveur a été réalisée pour permettre aux utilisateurs un accès depuis différents postes dans le magasin.

Après une session de formation prévue en octobre prochain, le module de suivi individuel des performances ‐ Follow‐iT™ ‐ viendra compléter le dispositif en place et les indicateurs de pilotage et d’aide à la décision. Ce module permettra au responsable RH de suivre de manière pertinente et objective la productivité de ses collaborateurs, mais également de renseigner des informations qualitatives ou administratives. Des courbes représentatives par indicateur comparant les performances individuelles et globales des collaborateurs faciliteront la détection des points d’amélioration et les actions correctives à mettre en place. Un large éventail de mesures issues des systèmes d’encaissement ou calculées sera disponible, ces données pourront alors être croisées avec les temps et durées provenant des plannings.

Planexa^®, des bénéfices nombreux et rapides pour l’ensemble des acteurs

Les enjeux d’un bon planning sont multiples – légaux, sociaux, économiques et organisationnels – et ils concernent l’ensemble des acteurs du magasin.

La création des emplois du temps est complexe et s’avère souvent être un défi quotidien pour les managers.
Il faut savoir anticiper l’attente des clients tout en restant attentif aux demandes des salariés et aux objectifs budgétaires. Le triptyque Clients / Collaborateurs / Entreprise est dans l’environnement immédiat de la planification, ses éléments sont essentiels et inséparables. Le challenge consiste ici à trouver le juste équilibre au sein du triptyque. On entend ici par ‘juste’, la planification qui répondra à la fois aux attentes des clients, aux exigences des collaborateurs et aux objectifs de l’entreprise.

Taux de satisfaction globale : 94 %
Les principaux bénéfices cités par les utilisateurs :
‘Meilleure anticipation des besoins’
‘Aide au respect de la législation’
‘Des plannings bien présentés’
‘Optimisation nette du temps de travail’
‘Un gain de temps considérable dans la réalisation des plannings’

Côté Entreprise planification

• Mise à disposition des plannings en temps et en heure
• Amélioration de la satisfaction des salariés
• Réduction de la rotation du personnel et donc des frais de formation…

Côté Collaborateurs

• Équité des emplois du temps
• Respect des règles légales
• Respect des règles individuelles
• Respect des demandes spécifiques (desiderata)…

Côté Utilisateurs

• Simplification de la tâche de planification des ressources
• Réduction du temps consacré à la réalisation des emplois du temps
• Centralisation des informations
• Homogénéisation des méthodes de planification
• Possibilité de simulation d’organisation…

Côté Clients

• Réduction du temps de passage en caisse
• Amélioration du service
• Accès facile aux conseils des vendeurs
• Réduction des ruptures en rayons…

Super U Vertou